Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)

Der Salzburger Festspielfonds sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine·n
Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)
in Vollzeit – 40 Wochenstunden; befristet bis Ende August 2025

Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie uns mit Ihrem Engagement und Fachwissen bei der Vorbereitung und Durchführung der Salzburger Festspiele und der Salzburger Pfingstfestspiele. Die Salzburger Festspiele gelten als das weltweit bedeutendste Festival der klassischen Musik und darstellenden Kunst. Sie finden seit 1920 jeden Sommer im Juli und August statt und bieten eines der dichtesten Programme zeitgenössischer Kunst weltweit. Alljährlich mehr als 200 Veranstaltungen werden in sechs Festspielwochen von mehr als 250.000 internationalen Gästen besucht.

Die Position ist dem Bereich der Intendanz / Künstlerische Betriebsdirektion Oper zugeordnet.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

Umfassende Planung, Koordination, Durchführung und Vor und Nachbereitung von ausgewählten Opernproduktionen inkl. dazugehöriger Filmdrehs (Erstellung Produktionslisten, Erstellung und Versand Probenpläne/allgemeine Informationen für Künstler·innen und Kollektive, Koordination Zutrittskarten, Einrichtung Probenräume etc.) und Verantwortung für den Kommunikationsfluss innerhalb der Leading Teams, sowie der künstlerischen und technischen Abteilungen;
Künstlerbetreuung (sowohl während der Festivals als auch bei Bedarf unterjährig) und Proben- und Veranstaltungsdienste;
Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Vorsingen, Castings, Arbeitsproben vor Ort und auswärts;
Organisation des Rahmenprogrammes bei Präsentationen und anderen festspielbezogenen Veranstaltungen;
Mitarbeit bei Sonderprojekten;
Mitarbeit im Künstlervertragswesen inkl. Vertragsausstellung, Unterschriftenkoordination, Versand, Prüfung/Einholung weiterer Dokumenten wie Aufenthaltsbewilligungen, Arbeitserlaubnissen, Visaangelegenheiten etc.;
Abteilungsinterne Rechnungsverwaltung und Unterstützung der Abteilungen Künstlerverrechnung, Buchhaltung, Rechtsabteilung bzw.;
Laufende Datenpflege der zentralen Dispositionssoftware Artifax (Disposition, Raumbuchungen, Kontaktmanagement) sowie Aktualisierung der Disposition für den Probenbetrieb- und Spielbetrieb und Erstellung des täglichen Probenplans;
Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Dispositionssoftware;
Anmietung, logistische Planung und Koordination von Instrumenten
Bestellung, Verteilungsorganisation, Rückversand bzw. Archivierung von Noten;
Administrative und organisatorische Assistenz der Betriebsdirektorin in allen Belangen;
Unterstützung bei Reisebuchungen;
Lektorat diverser Drucksorten;
Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Mitwirkende- und Besetzungslisten, Ein- und Austrittslisten, Bestellungen von Büromaterial etc.) und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen;

Sie bringen mit:

Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro (bevorzugt Oper) / Kulturmanagement / Veranstaltungsorganisation;
Kenntnisse der internationalen Kultur-, Agentur- und Verlagsszene;
Kenntnisse des einschlägigen Opernrepertoires und im Notenlesen;
Hohe Fähigkeit zur selbstständigen und vorausschauenden Planung und Organisation von Produktionsabläufen;
Genaue, effiziente, dienstleistungsorientierte und wirtschaftliche Arbeitsweise und lösungsorientiertes Handeln;
Basiskenntnisse in den Bereichen Vertragswesen, Rechnungswesen und Steuerrecht
Stilsicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift;
Grundkenntnisse weiterer Sprachen erwünscht;
Professioneller Umgang mit MS Office und mit Dispositionssoftware;
Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches und kompetentes Auftreten und gute Umgangsformen;
Verschwiegenheit, Diskretion und hohe Loyalität;
Verantwortungsbewusstsein, sehr hohe Einsatzbereitschaft, in Festival- und Produktionsphasen auch an Abenden, Wochenenden und Feiertagen;
Führerschein Gruppe B und Fahrpraxis;

Das bieten wir Ihnen:

Verantwortungsvolle und interessante Tätigkeiten in einem künstlerischen und teamorientierten Arbeitsumfeld im Herzen Salzburgs;
Gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr;
Vergünstigtes Mittagsessen in unserer Mitarbeiter·innenkantine;
Dienstkarten für Generalproben und vergünstigte Karten für Veranstaltungen der Salzburger Festspiele;
Betriebsarzt und betriebliche Gesundheitsförderung (z.B. Yogakurse);
Betriebliche Mitarbeiter·innenvorsorge;
Faires und transparentes Vergütungssystem.

Der Aufgabenbereich erfordert eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie Belastbarkeit auch in intensiven Festivalphasen, wobei der Umgang mit Künstler·innen ein besonderes Maß an Einfühlungsvermögen verlangt.

Die Vergütung erfolgt nach den Vorschriften des Kollektivvertrages für den Salzburger Festspielfonds unter Berücksichtigung der gegebenen Qualifikation und der einschlägigen Berufserfahrung.

Bitte lassen Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Ausbildungs- und Dienstzeugnisse) ehestmöglich über unser Karriereportal oder per E-Mail an personal@salzburgfestival.at zukommen.